Fem fejl i søgeprofiler og kildelister – og hvordan du undgår dem

Den mest almindelige fejl er en profil, der fanger alt. Et enkelt ord som 'energi' eller 'skole' giver hundredvis af hits om ugen, og de fleste har intet med dit emne at gøre. Resultatet er en briefing, ingen orker at læse, og så mister overvågningen sin pointe.

Når vi bygger en profil, starter vi med at spørge, hvad du helst ikke vil gå glip af, og hvad du er ligeglad med. Svaret afgør, hvilke ord der skal kombineres, og hvilke der skal udelukkes. En profil med tre-fire led, der skal optræde sammen, er næsten altid bedre end ét bredt ord.

Vi dokumenterer hver profil, så du kan se præcis, hvilke formuleringer der er i brug.

• Kombiner flere led i stedet for ét bredt ord
• Skriv ned, hvad der skal holdes ude
• Læs de første to leverancer kritisk

Det modsatte problem er lige så reelt. Hvis profilen kun indeholder én officiel betegnelse, overser den alle de steder, hvor emnet omtales med andre ord. Journalister skriver sjældent som en høringsparagraf, og et fagudtryk dækker ikke altid det, folk faktisk siger.

Derfor tager vi synonymer, forkortelser og skiftende betegnelser med i opsætningen. Ofte opdager vi først i de første uger, hvilke ord medierne rent faktisk bruger, og så justerer vi.

Det er en normal del af forløbet og ikke tegn på, at noget er gået galt. En snæver profil fejler stille og roligt: du får ingen advarsel, bare færre resultater, end du burde.

• Medtag synonymer og almindelige forkortelser
• Tjek, om navnet på en person eller et projekt stavas flere måder

Mange overvågninger hviler på kilder, som alle 'bare ved' er med. Det holder, indtil en kollega spørger, om et bestemt fagmedie er dækket, og ingen kan svare. En kildeliste, der ikke står på papir, kan ikke diskuteres eller rettes.

Vi sender derfor kildelisten som et selvstændigt dokument, før den første briefing leveres. Den viser medie for medie, hvad der følges, og hvilke dele af mediet der er omfattet, fx kun nyhedssektionen eller også debatstoffet.

Du kan strege, tilføje og bede om en ny version. Listen er ikke hemmelig metode, den er en aftale mellem os, og den skal være lige så tydelig for dig som for os.

• Få kildelisten som eget dokument
• Notér, hvilke dele af hvert medie der er med

En kildeliste er aldrig komplet. Vi følger udvalgte danske og nordiske medier, og det betyder, at lukkede nyhedsbreve, private grupper, nogle betalingsmure og en del lokalt stof kan falde uden for. At lade som om overvågningen dækker 'det hele' er en fejl, der først opdages, når noget vigtigt er gået forbi.

Vi skriver derfor åbent, hvad en profil ikke ser. Det er ubehageligt at læse, men det giver dig mulighed for selv at supplere, hvor det betyder noget.

Beder du os om at tilføje en kilde, siger vi også, om den kan følges på en stabil måde. Nogle sider ændrer opbygning ofte, og så er det bedre at sige det end at love noget, vi ikke kan holde.

• Spørg, hvad profilen ikke dækker
• Aftal, hvem der selv holder øje med lukkede kanaler

Et emne ændrer sig. Nye navne dukker op, en sag skifter betegnelse, et medie lukker en rubrik. Hvis ingen ser på profilen efter opstart, glider den langsomt væk fra virkeligheden, og briefingerne bliver mere og mere ved siden af.

Vi anbefaler et fast, kort eftersyn, for eksempel hver tredje måned, hvor vi sammen kigger på, hvad profilen har fanget, og hvad den har misset. Det tager sjældent mere end en halv time.

Ændringerne noterer vi i dokumentationen med en dato, så du kan følge, hvordan opsætningen har udviklet sig. Det gør det også lettere at forklare en ny kollega, hvorfor leverancerne ser ud, som de gør.

• Planlæg et eftersyn med faste mellemrum
• Gem ændringerne med dato i dokumentationen

Det er billigst at rette en profil i de første uger. Læs de første leverancer med to spørgsmål i hovedet: hvad står her, som ikke burde, og hvad mangler, som jeg ved findes? Skriv dem ned og send dem til os.

Hver gang vi justerer, sammenligner vi før og efter, så vi kan se, om støjen faldt uden at relevante artikler forsvandt. Det er et lille arbejde, men det forhindrer, at en rettelse skaber en ny fejl.

Efterhånden bliver profilen skarpere, og du kan stole på, at den gør det, den er beskrevet til, ikke mere.