Kan vi selv se og rette i søgeprofilerne? Det spørger kunderne oftest om

Når en ny kunde har læst om overvågningen, kommer næsten altid det samme spørgsmål: Kan vi selv se, hvad der ligger bag, og kan vi rette i det? Svaret er ja, og det er faktisk hele pointen med kildeopsætningen. Jeg hedder Jonas og designer opsætningen af profilerne, så jeg får spørgsmålet ugentligt.

Bagved ligger som regel en sund skepsis. Man har prøvet tjenester, hvor udvalget af artikler føltes tilfældigt, og hvor ingen kunne forklare, hvorfor netop den artikel kom med. Hos os er profilerne et dokument, du kan læse, ikke en sort kasse, der bare leverer.

Her i den mørkere del af efteråret planlægger mange kommunikationsafdelinger næste års emner, og det er derfor en god tid at tale om, hvordan søgningen skal bygges op.

En søgeprofil er en samling af søgeord, afgrænsninger og regler, der afgør, hvilke artikler fra de aftalte kilder der bliver samlet op til et emne. Den indeholder fx ord og vendinger, der skal med, ord der skal holdes ude, og de medier, profilen kigger i.

Vi skriver profilen ned i klart sprog, så den kan læses af en, der ikke har teknisk baggrund. Det er ikke en kode, du skal forstå, men en beskrivelse af, hvad der leder efter hvad, og hvorfor.

Profilen hører til ét emne. Har du flere emner, får hvert sin profil, så en ændring i det ene ikke utilsigtet flytter på det andet.

• Søgeord og vendinger, der skal med
• Ord, der holdes ude for at fjerne støj
• De kilder, profilen kigger i
• En kort begrundelse for hvert valg

Når opsætningen er færdig, modtager du en dokumentation med to dele: kildelisten og profilbeskrivelserne. Kildelisten viser hvert medie, vi følger, og hvad vi ikke følger. Det sidste er lige så vigtigt, for ingen overvågning dækker alt, og det skal stå åbent.

Profilbeskrivelserne gennemgår vi sammen på et opstartsmøde. Her kan du pege på ord, der mangler, eller kilder, du savner. Vi noterer, hvad der ændres, og hvorfor, så du senere kan se udviklingen.

Dokumentationen er din. Du kan sende den videre til kolleger eller en bestyrelse, uden at vi skal forklare den på ny.

Justeringer starter ofte med en observation: En artikel dukkede op, som ikke hører hjemme, eller noget vigtigt manglede i en uges briefing. Du skriver til os med eksemplet, og vi finder årsagen i profilen.

Typisk handler det om et ord, der er for bredt, eller en vending, vi ikke havde tænkt på. Vi foreslår en rettelse, beskriver forventet effekt og skriver ændringen ind i dokumentationen, når du har sagt ok.

Ændringen gælder fra næste leverance. Vi omskriver ikke tidligere briefinger bagud, men vi kan vise, hvordan den nye profil ville have set ud på en tidligere uge, hvis du vil teste den.

• Du sender et konkret eksempel
• Vi finder årsagen i profilen
• Du godkender forslaget
• Rettelsen noteres i dokumentationen

Det er vigtigt at sige, hvad justering ikke kan. En søgeprofil kan ikke fange indhold bag betalingsmure, vi ikke har adgang til, og den kan ikke garantere, at intet relevant slipper forbi. Sprog er fleksibelt, og ikke alle skriver om et emne med de ord, man venter.

Derfor foreslår vi at gennemgå profilerne efter de første uger. Da har der samlet sig nok materiale til at se mønstre: hvad der fylder for meget, og hvad der mangler.

Vi lover ikke fuld dækning, men en opsætning, du kan gennemskue og forbedre i takt med, at dit behov bliver tydeligere.

Jo bedre du er forberedt, jo hurtigere bliver profilen god. Skriv en kort liste over de emner, du vil følge, og tilføj et par eksempler på artikler, du ville have været glad for at få. De eksempler er guld værd, fordi de viser, hvilket sprog der bruges om emnet.

Nævn også medier, du allerede læser, og dem du ved er uden for rækkevidde. Så undgår vi at bruge tid på kilder, du alligevel ikke har brug for.

Er du i tvivl om, hvor mange emner der er realistisk at starte med, så begynd med få. Det er lettere at udvide en velfungerende profil end at rydde op i en, der fra start var for bred.

• Liste over emner, i prioriteret rækkefølge
• Eksempler på relevante artikler
• Medier, du allerede følger
• Ord, der erfaringsmæssigt giver støj