Sådan bygger du en briefing til et bestyrelsesmøde trin for trin

Når vi får en henvendelse om en skræddersyet briefing, er det første spørgsmål altid det samme: hvad skal briefingen bruges til? Et bestyrelsesmøde, en intern kommunikationsindsats og et møde med en ekstern samarbejdspartner kræver tre forskellige tekster, selv om emnet er det samme. Skriv derfor først ned, hvem der skal læse materialet, og hvilken beslutning eller samtale det skal understøtte.

Det lyder banalt, men det er her de fleste briefinger går skævt. Hvis formålet er løst formuleret, ender man med en lang oversigt over alt, der er skrevet om emnet, og læseren må selv finde ud af, hvad der betyder noget. En briefing med et klart formål kan være to sider og alligevel mere brugbar end ti.

Som analytiker sidder jeg ofte med to eller tre formuleringer af samme ønske, og jeg beder kunden vælge den, der passer bedst til mødet. Det tager få minutter og sparer en runde rettelser bagefter.

• Hvem læser briefingen, og hvor meget ved de i forvejen?
• Hvilket møde eller hvilken beslutning er den bygget til?
• Hvornår skal den ligge klar?

En skræddersyet briefing bygger på en aftalt liste af kilder. Du kan pege på de danske og nordiske medier, fagblade og offentlige publikationer, du selv følger, og vi supplerer med forslag, hvis der er huller. Pointen er, at listen står skrevet i briefingen, så læseren kan se, hvad materialet bygger på.

Vi anbefaler at holde listen kort. Ti velvalgte kilder giver et mere overskueligt resultat end tredive, hvor halvdelen kun nævner emnet i forbifarten. Hvis en vigtig kilde ligger bag betalingsmur eller ikke er offentlig tilgængelig, siger vi det åbent, i stedet for at lade som om den er med.

Du kan til enhver tid bede om at få en kilde tilføjet eller fjernet. Ændringen noteres, så næste briefing viser, hvad der er justeret, og hvorfor.

• Angiv medier, du allerede følger
• Nævn kilder, du ved mangler
• Accepter at paywalled indhold kan være undtaget

Lige så vigtigt som at sige, hvad briefingen indeholder, er det at sige, hvad den ikke indeholder. Vi dækker ikke hele mediebilledet, og vi kan ikke love, at intet relevant er undsluppet. Derfor skriver vi en afgrænsning ind i hver briefing: tidsrum, kilder, søgeord og eventuelle fravalg.

Afgrænsningen beskytter også dig. Hvis en bestyrelsesformand spørger, om en bestemt artikel er med, kan du slå op og se, om kilden og perioden var omfattet. Det er langt bedre end at skulle forklare efterfølgende, hvorfor noget manglede.

Vi bruger en fast rubrik til formålet på første side. Her står, hvad vi har søgt efter, i hvilke kilder, for hvilken periode, og hvilke emner vi bevidst har holdt ude. Det er en lille tekst, men den gør resten af materialet langt lettere at stole på.

• Tidsrum, f.eks. de seneste tre måneder
• Søgeord og emner, der indgår
• Emner og kilder, der er fravalgt

Når formål, kilder og afgrænsning er på plads, taler vi om formen. En bestyrelse har typisk brug for en side med hovedpointer og en kort liste over kilder. En kommunikationsafdeling vil ofte have temaer, citater og en oversigt over vinkler, der kan bruges i planlægningen.

Vi skriver briefingen, så den kan læses på ti minutter eller mindre. Længere materiale kan sagtens laves, men så opdeler vi det med overskrifter, så læseren kan springe direkte til det, der er relevant for dagsordenen.

Det er en god idé at sige til, hvis materialet skal sendes ud på forhånd eller deles på skærm under mødet. Så tilpasser vi layoutet, så det virker i begge situationer. Vi leverer som dokument, du selv kan videresende.

• Én side til hovedpointer
• Kildeliste i bunden
• Eventuelt et bilag med uddrag

Inden du modtager den endelige briefing, læser Mette Skovgaard den igennem som redaktionschef. Hun kigger efter upræcise formuleringer, overdrevne konklusioner og steder, hvor kilden ikke bærer den pointe, der er trukket ud af den. Først derefter sendes materialet til dig.

Du får mulighed for at kommentere, før mødet. Skriv gerne konkret: Hvilke afsnit var uklare, hvilke manglede, og hvad skal fylde mindre? Vi tager rettelser til efterretning og dokumenterer dem i versionen, så der ikke opstår tvivl om, hvad der er ændret.

Planlæg gerne en dag eller to til denne runde. En briefing, der afleveres samme morgen som mødet, giver ingen tid til at spørge ind, og det er sjældent det, du ønsker.

En skræddersyet briefing er bygget til et bestemt formål, men den kan ofte genbruges. Kildelisten og afgrænsningen kan danne grundlag for en løbende overvågning, hvis emnet fortsat er aktuelt. Det er dit valg, og der er ingen forpligtelse forbundet med den første briefing.

Mange kunder gemmer materialet som reference til næste møde og beder om en opdatering, der kun viser, hvad der er nyt siden sidst. Det gør det nemt at følge udviklingen uden at starte forfra.

Har du erfaringer med, hvad der virkede og ikke virkede ved mødebordet, så fortæl det. Vi bruger det til at justere format og afgrænsning næste gang, så briefingen bliver mere præcis for netop din organisation.