Skræddersyet briefing: sådan forbereder du efteråret med rette kilder

I løbet af de næste uger samles de fleste organisationer til de møder, der sætter retningen for resten af året og starten på det næste: bestyrelsesmøder, budgetrunder, kommunikationsplaner og høringer. Alle har det til fælles, at nogen skal kunne sige noget kvalificeret om, hvad der er skrevet om emnet de seneste måneder.

En skræddersyet briefing er bygget til netop sådan et øjeblik. Den er ikke en løbende overvågning, men et afgrænset dokument med et bestemt formål, en bestemt læser og en dato, hvor den skal bruges. Det gør den kortere, mere præcis og lettere at læse i en travl uge.

Som redaktionschef ser jeg ofte, at bestillingen kommer for sent. Når mødet ligger om to dage, bliver tiden til kildevalg og afgrænsning den første, der skæres væk. Derfor handler dette notat om at starte tidligt og bestille klogt.

Den vigtigste oplysning i en bestilling er ikke emnet, men situationen. Hvem sidder om bordet? Hvad skal de tage stilling til? Hvor meget tid har de til at læse? En bestyrelse, der skal beslutte om en kampagne, har brug for noget andet end en kommunikationsafdeling, der skal forberede et svar til pressen.

Når vi kender situationen, kan vi vælge, hvilke vinkler der fylder, og hvilke der kan nøjes med en linje. Det er også her, vi aftaler længden. Nogle briefinger fungerer bedst på to sider, andre kræver et kort resumé efterfulgt af et bilag med de enkelte artikler.

Skriv gerne i din henvendelse, hvad mødet skal ende med. Et konkret spørgsmål som skal vi svare offentligt eller vente giver os mere at arbejde med end en bred ønskeliste over emner.

• Hvem læser briefingen, og hvornår
• Hvilken beslutning eller samtale skal den understøtte
• Hvor lang tid har læseren til rådighed

Hver briefing indeholder en liste over de kilder, vi har gennemgået, og en beskrivelse af tidsperioden. Det er ikke pynt. Det er den del, der gør dig i stand til at vurdere, hvor langt dokumentet rækker, og hvad der kan mangle.

Vi dækker aldrig alt, hvad der er skrevet. Lukkede fora, betalingsmure vi ikke har adgang til, og indhold i sociale medier uden offentlig adgang ligger uden for rækkevidde, medmindre andet er aftalt og skrevet ned. Det står i afgrænsningen, så ingen læser mere ud af briefingen, end den kan bære.

Hvis du har kilder, du selv stoler på, så send dem med. Vi tager dem gerne ind og noterer, at de er dit valg. Omvendt kan du bede os udelade kilder, du vurderer som irrelevante for netop dette møde.

• Kildeliste med navn og periode
• Angivelse af, hvad der er udeladt
• Dine egne kilder markeret som sådan

Først aftaler vi formål, læser og frist i en kort samtale eller en skriftlig udveksling. Derefter sætter Jonas Kjeldsen søgeprofilerne op, og Sofie Lund Hansen læser og sorterer materialet og skriver et første udkast.

Jeg gennemgår udkastet, strammer sproget og tjekker, at hver pointe kan føres tilbage til en kilde. Til sidst leverer vi dokumentet med kildeliste og afgrænsning. Hvis du vil justere noget, når du har læst det, tager vi en runde mere, så længe det ligger inden for den oprindelige aftale.

Planlæg gerne en uge til almindelige briefinger. Er mødet tættere på, så sig det med det samme, og vi vurderer ærligt, hvad der kan nås uden at gå på kompromis med kontrollen af kilderne.

Den hyppigste fejl er at bede om det hele. En briefing, der skal dække alle emner i organisationen, bliver tynd på dem alle. Vælg de to eller tre spørgsmål, mødet faktisk afhænger af, og lad resten ligge til den løbende overvågning.

Den næste fejl er at glemme tidsrammen. Skal briefingen dække det sidste kvartal, de seneste seks uger eller hele året? Uden en fast periode kan to læsere få vidt forskellige indtryk af, hvad der er nyt.

Endelig undervurderer mange, hvor meget en kort kommentar fra jer kan hjælpe. Fortæl, hvad I allerede ved, og hvad der overrasker jer. Så bruger vi tiden på det nye i stedet for at gentage det, I har liggende.

• Bed om for mange emner på én gang
• Lad tidsperioden stå uafklaret
• Udelad jeres eksisterende viden

Kig i kalenderen og find de tre møder frem til nytår, hvor der skal træffes en beslutning om kommunikation, strategi eller ressourcer. Skriv ned, hvilke spørgsmål der hænger på hvert møde, og hvem der skal læse forberedelsen.

Send derefter en henvendelse via kontaktsiden med mødets formål, datoen og de kilder, du allerede kender. Vi svarer skriftligt med et forslag til indhold, afgrænsning og pris, så du kan vurdere det i ro, før noget aftales.

Beslut gerne også, hvem hos jer der har det sidste ord på kildelisten. Det sparer en runde, når udkastet kommer tilbage, og gør det lettere at holde fast i den afgrænsning, I begge har skrevet under på.